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吉首大学文书档案管理实施细则

发布日期:2009-03-31
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作者:档案馆
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第一条 为加强对学校文书档案的整理立卷和归档工作,更好地为学校各项工作和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定,结合我校具体情况,制定本细则。
     第二条 文书档案是指我校各单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动形成的,对学校发展和社会进步有保存价值的不同载体形式的历史记录。
     第三条 文书档案的管理实行文件形成部门整理立卷、归档制度。各单位应确定一名专(兼)职档案员,具体负责和组织本单位文书档案的整理、归档工作。
     第四条 各单位应加强对档案工作的领导,建立档案工作制度,把档案工作纳入各项管理工作之中,布置、检查、总结工作的同时,布置、检查、总结文书档案工作。
     第五条 各单位文书档案归档范围和保管期限,见《吉首大学文书文件材料归档范围和保管期限》。文书档案的保管期限分短期(15年以下)、长期(16-50年),永久(51年以上)。档案馆原则上只接收长期和永久保管的档案。保管期限的时间从文件材料办理完毕的第二年算起。
    第六条 各单位在文件材料形成过程中应做到:
   (一)发文应按国家规定的公文格式书写;
   (二)文件批示应在图文区内书写(不要在左侧装订线内书写),或在《吉首大学收文处理单》和《吉首大学发文处理单》相关栏目中书写;
  (三)文件材料的形成时间(年月日)、签字、盖章等手续必须齐全;
  (四)手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料,字迹工整清晰;
  (五)装订成册的文件材料,应选择胶订或线装,不能用金属材料装订。
    第七条 单位领导人和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料,应及时交付本单位有关部门或专(兼)职档案员,以便整理、归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作人员调离工作岗位或离退休时,应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人员或档案员。
    第八条 归档文件材料的具体整理立卷方法见《吉首大学文书档案整理要求》。
    第九条 归档时间:
  (一)归档单位在每年十月底以前完成上一年度的归档工作;
  (二)单位调整或合并时,撤消单位应在一个月之内负责把调整前的档案整理归档;
  (三)临时性单位,成立时应及时将档案员和联系电话通知档案馆收集指导办公室,工作结束一个月之内完成归档工作。
    第十条 归档手续。填写档案移交清单(附档案目录)一式二份,移交双方各保存一份备查。
    第十一条 文书档案工作的指导、监督和检查:
  (一)档案馆会同有关部门共同对文书档案的形成、整理、归档等工作进行监督和检查;
  (二)档案馆负责文书档案整理立卷和归档的指导工作。
   第十二条 本细则由档案馆负责解释。本办法自发布之日起执行。

                                                   吉首大学档案馆

                                                    2008920

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