各学院、校部机关各单位：
教育部对我校本科教学工作水平评估已经结束，学校迎评办及各学院和职能处室在迎评工作和正式评估过程中形成了大量的评估材料，这些材料不仅是我们前一阶段工作的真实记录，也是我们今后各项工作进一步开展的重要参考依据，更是我校发展历史过程中的一件大事，具有极其重要的保存价值和实用价值。为切实做好2006年评估材料立卷归档工作，确保我校评估特色档案材料的完整和齐全，现将有关事项通知如下：
一、评估材料立卷归档范围
1、学校层面评估材料的整理与归档：
⑴ 上级主管部门关于评估工作的有关文件和讲话；
⑵ 学校评估工作会议记录、纪要；
⑶ 学校评估工作计划、工作方案、工作总结；
⑷ 学校自评工作报告、基本状态数据；
⑸ 学校评估工作简报及有价值的材料；
⑹ 本科教学工作水平评估支撑材料；
⑺ 本科教学工作水平评估教育部评估专家案头材料。
2、各学院、职能部门层面评估材料立卷与归档范围：
⑴ 各学院有关评估工作的各种专题文件材料（含本院自评材料,院长报告和评估工作计划安排等）；
⑵ 各单位有关评估工作有保存价值的图片、音像等材料；
⑶ 其他有保存价值的文件材料。
二、评估材料立卷归档要求
1、学校层面评估材料，由迎评办负责收集整理；各学院、职能处室层面评估材料，由各单位主管迎评人员或兼职档案员负责，并按照《吉首大学档案工作管理工作规范》要求立卷归档。
2、凡立卷归档的文件材料，请保持文件材料的完整、齐全，较能全面反映事项的整体工作进程。
3、凡立卷归档的各类文件材料应是原件，复印件及传真件等原则上不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素齐全、完整，各类文件用纸、书写墨迹须规范、标准，以确保文件材料的有效性和档案材料的价值性。
4、所有档案均实行纸质和电子档案同步归档，各单位兼职档案员在进行分类预立卷后，须与档案馆专职人员联系。
5、纸质文件材料立卷的具体操作要求按《吉首大学档案工作规范》执行。各归档单位兼职档案员在向档案馆移交档案时须附上归档文件目录、移交目录、备考表各两份，并按要求盖章、签字。
三、评估材料立卷归档时间
请各单位在2007年3月10日前将完整的案卷统一移交至学校
档案馆。
请各相关单位迎评专干或兼职档案员配合档案馆做好本次评估材料的立卷归档工作，若有疑异请与学校档案馆联系。
联系电话：8564044联系人：蒋超美
吉首大学档案馆
2006年12月5日
