关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的
通 知
各学院、校部机关各单位：
根据国家档案局《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情期间档案工作的通知》、湖南省档案局《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料收集归档工作的通知》精神，经学校研究决定，现就做好我校新冠肺炎疫情防控期间档案工作通知如下：
一、提高思想认识
新冠肺炎疫情发生以来，党中央高度重视，习近平总书记亲自指挥、亲自部署，为疫情防控工作提供了根本遵循。上级主管部门多次召开疫情防控专题会议，下发专门文件，对疫情防控工作提出了具体要求。学校按照上级要求对疫情防控工作认真部署，精心组织，全校各部门和广大师生众志成城、全力以赴，疫情防控工作落实到位，效果显著。在疫情防控过程中形成了大量文件材料，这是全校师生抗击疫情的真实记录，收集管理好这些资料，对工作查考研究和经验借鉴具有重要意义。各档案形成单位要在不影响疫情防控工作的前提下，积极主动做好疫情防控文件材料日常收集管理工作，在疫情防控工作结束后，依据有关标准，做好相关资料的存档工作。
二、明确归档范围
凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各类材料，包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等，都应当纳入收集归档范围。具体包括：
1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；
2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、决议、纪要、通知、要求等；
3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
4.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、阶段性统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料；
5.各部门疫情防控志愿者组织及成员名单以及成员工作过程中产生的文件材料；
6.抗击新冠肺炎疫情过程中，学校接收社会各界捐赠物资和资金的来源、分配使用方案等相关资料；广大教职工自愿捐款名册等；师生参与无偿献血等志愿服务的凭证、证书、记录等；在疫情防控过程中使用的临时通行证、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料；
7.学校和各部门在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片（含小视频）等各类宣传材料、文化作品，微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）；
8.全校师生广泛参与抗击疫情，特别是做出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等，包括奔赴疫区参加志愿活动或者参加家庭所在地政府或社区疫情防控工作，在学校和社区为师生和居民提供服务的志愿者，宣传、保卫、医务、后勤等抗疫一线职工的工作资料（含文字材料、图片、声像等）、心得体会、“抗疫日记”“请战书”、书信等；
9.体现网上教学等情况的文字、组图、音视频资料等；
10.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。
三、严格工作要求
1.学校各有关单位要切实加强领导，明确责任，档案收集要齐全完整，做到应收尽收、应归尽归。
2.档案整理要规范有序、专人负责。学校档案馆安排专门人员负责新冠肺炎疫情专题档案存档的指导工作（联系人：蒋超美，联系电话：6826），各档案形成单位安排专人负责档案资料的收集、整理及移交工作。
吉首大学疫情防控工作领导小组办公室
2020年3月12日
