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吉首大学档案管理办法

发布日期:2020-11-07
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吉首大学档案管理办法

(吉大发[2006]46号)

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强我校的档案管理工作,有效地保护和利用档案,为学校建设和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》等法规,结合我校档案工作实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的吉首大学档案(以下简称吉大档案),是指吉首大学从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 吉大档案工作是学校办学的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是学校整体发展规划的一部分,必须加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和管理机构

第四条 吉大档案工作由学校领导,同时接受省档案局及省教育厅的指导、监督与检查。

第五条 吉大档案工作在学校统一领导下进行,由一名校领导分管;学校成立档案工作委员会,负责对全校档案工作的监督、检查、指导与协调;学校成立档案馆,为副处级建制,挂靠校长办公室。

第六条 档案工作委员会由分管校领导担任主任委员,各单位负责档案工作的领导担任委员。其职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制定全校档案工作规划;

(二)审定学校档案工作的各项规章制度;

(三)研究并解决学校档案工作的重大事项;

(四)协调各部门档案工作“四同步”(即布置、检查、总结、

验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作);

(五)对各部门档案工作进行监督、检查和考核。

第七条 学校档案馆既是档案工作委员会的常设机构,也是学校档案工作的职能管理部门,对各单位的档案工作实行监督和指导,又是集中统一永久保管和提供利用本校各门类档案的业务机构。

档案馆的基本任务:

(一)完成学校档案工作委员会交办的各项任务,负责全校档案的接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作;

(二)起草全校档案工作年度计划和总结;

(三)制订和组织实施本校档案工作的各项规章制度,并负责监督、指导、检查执行情况;

(四)负责建立健全学校档案工作网络,负责对全校专(兼)职档案工作人员的业务培训,做好各单位立卷归档指导工作;

(五)开展档案的开放和利用工作,为校内外人员利用档案提供优质服务;

(六)参加信息工作整体化建设,编制检索工具,开展档案编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源;

(七)保守档案秘密,确保档案实体安全,维护档案的完整、准确、系统;

(八)完成学校领导交办的其他工作任务。

第八条 各单位必须有一名负责人主管本部门的档案工作,并视情况配备一至二名兼职档案工作人员,负责本部门档案的收集、整理和移交归档工作。

第三章 人员及岗位职责

第九条 分管档案工作的校领导职责:

(一)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,列入学校议事日程,督促各单位按规章制度的要求做好本部门的档案工作;

(二)关心档案工作的建设与发展,及时解决档案工作中的重大问题和困难,为档案工作创造良好的条件;

(三)主持全校档案工作会议等重大活动;

(四)审批档案材料的销毁报告。

第十条 单位分管档案工作领导职责:

(一)领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围;

(二)为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件,切实帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难;

(三)检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作,保证案卷质量和档案材料的及时归档;

(四)负责本单位档案材料的安全和保密工作。

第十一条 档案馆馆长岗位职责:

(一)认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规;

(二)按照档案馆的职责范围,主持档案馆的全面工作;

(三)负责拟订学校档案工作计划、规划,进行学期、年度的本馆工作总结,拟制(修订)档案工作的各项规章制度、管理办法,并认真地组织实施;

(四)组织实施本馆档案工作的标准化、规范化、现代化管理;监督、指导各单位的档案业务工作;

(五)对本馆人员进行合理分工,随时掌握工作情况,督促并要求按计划完成任务;

(六)规范内部管理,严格遵守各项规章制度;定期召开馆务会议,传达上级会议精神,讨论、布置、检查、总结工作;

(七)配合党组织抓好本馆人员的思想教育和作风建设,不断提高本馆人员的政治素质,提高本室工作质量和工作效率;

(八)关心本馆人员的思想、工作和生活,协助有关部门解决他们的困难、反映他们的要求;

(九)组织本馆人员参加档案业务学习和学术研究活动,不断提

高档案人员的业务素质;负责本馆人员的业务指导;组织专(兼)职档案员的业务培训;

(十)负责归档案卷的质量审查;

(十一)抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作,编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案;

(十二)负责接待、处理有关单位和群众来信来访及有关档案业务工作的对外联系;

(十三)调查了解学校档案工作情况,定期向分管校领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议;

(十四)完成学校领导交办的其他工作任务。

第十二条 档案馆工作人员岗位职责:

(一)认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校和档案馆的一切规章制度;

(二)热爱本职工作,忠于职守,坚持原则,严守党的机密;

(三)积极参加政治学习、业务学习及学会研究活动,刻苦钻研业务,不断提高政治素质、档案工作管理水平和工作能力;

(四)负责归档材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目与检索、利用、编研、计算机管理;

(五)指导各单位档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作,并按要求做好档案的接收工作,办好移交手续;

(六)服从工作安排,完成本职工作;

(七)完成领导交办的其他工作任务。

第十三条 各单位兼职档案员岗位职责:

(一)执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校档案工作的规章制度;

(二)认真做好平时归卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,设置归卷类目,合理分类存放;

(三)负责本单位各类文件材料的收集、整理立卷、归档工作,保证归档文件材料的齐全、完整、准确,案卷质量符合要求;

(四)主动接受档案馆的业务指导和监督检查,将应归档的案卷按要求向档案馆移交归档;

(五)努力钻研业务,积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作管理水平;

(六)完成档案馆布置的相关档案工作任务。

第十四条 专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员,按照《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]39号),实行专业技术职务岗位聘任制。

第四章 经费、库房和设备

第十五条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。

第十六条 学校必须为档案馆配置适宜保管档案的档案库房,并要充分考虑学校的发展规模。存放声像、磁盘等特殊载体档案,应设有专门库房并配备恒温、恒湿设备。档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十七条 学校应有计划地为档案馆配置复印、录音、照相、录像、电脑、扫描、刻录、空调、温湿度自控系统等设备,使档案缩微化,逐步实现档案管理现代化。

第五章 档案的立卷、归档、移交和接收

第十八条 各部门的档案材料必须按照规定向档案馆移交,进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十九条 建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第二十条 学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第二十一条 各类档案形成部门和课题组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同保管期限,本着便于保管和利用的原则,对文件进行系统整理组卷。档案馆负责指导立卷工作,进行质量检查。

第二十二条 档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种:

(一)凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

(二)凡是反映学校一般活动,对学校和社会有长期查考利用价值的,列为长期保管,保管期限为1550年;

(三)凡是短期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管,其保管期限为15年以下。

第二十三条 吉大综合档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等12类。人事档案包括干部人事类、专业技术职务类。

第二十四条 归档的档案资料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第二十五条 归档时间和手续为:

(一)党群类、行政类、出版类、外事(学籍档案除外)类和能按年度归档的文件材料,应在次年6月底前归档;

(二)各教学部门的教学综合管理文件和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档;

(三)科研管理性文件材料在次年4月底前归档,研究课题在鉴定验收或结题后两个月内归档,暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档;

(四)产品生产与科技开发的管理性文件材料在次年4月底前归档,因故中断的产品,应在中断后两个月内归档;

(五)基建管理性文件材料在次年4月底前归档,基建项目在验收后两个月内归档;

(六)设备管理性文件材料在次年4月底前归档,其他材料在开箱验收后两个月内归档;

(七)财会管理性文件材料在次年4月底前归档,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由财务部门保管一年,期满后的次年6月底前向档案馆移交归档;

(八)干部人事与专业技术类文件材料在文件材料产生或办结后一个月内归档;

(九)档案的移交、接收必须履行相应的手续,填写移交清册一式二份,并由交接双方签名盖章。

第六章 档案的管理

第二十六条 档案的保管必须配置专用库房,配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第二十七条 档案馆要制订科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号和排列。

第二十八条 档案馆必须对保管条件已满的档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造册报经主管校领导批准后,予以销毁。

第二十九条 档案馆应指定专人负责进行下列统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

(二)按照有关规定向省档案局和省教育厅报送档案工作基本情况统计报表。

第三十条 档案馆应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

第三十一条 档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

第七章 档案的利用与开放

第三十二条 档案馆所保存的档案,主要供本校利用,如其他单位或个人需要查阅、摘录、复制时,应持单位介绍信,经档案馆批准后进行;如需利用的档案涉及科研技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准;如需要利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准;利用者要求复制档案,由档案馆负责归口办理,按规定合理收费。

第三十三条 档案馆必须设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,向利用者提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南等。

第三十四条 档案馆应积极开展档案编研工作,公开出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报主管校领导批准。

第三十五条 对于重要的、珍贵的尤其是孤本档案和资料,一般不提供原件使用,如特殊需要,须经档案馆馆长同意和主管校领导批准。

第三十六条 档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。

第八章 考核与奖罚

第三十七条 档案馆应建立检查、考核和评估制度,每二至三年进行一次检查评比,评出先进单位和先进个人,以学校名义授予档案工作先进集体和先进个人称号,并予以奖励。

第三十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处罚。

第三十九条 本办法自发布之日起施行。





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