吉首大学档案规范化管理细则
第一部分：各立卷单位档案工作流程
档案收集——档案整理——档案归卷——建立机读目录（编目）
——档案验收——档案移交
第二部分：档案实体分类细则
1、一级类目的设置
ＤＱ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
ＸＺ行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
ＪＸ教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
ＫＹ科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
ＣＰ产品生产与科技开发 主要包括产品生产、、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
ＪＪ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
ＳＢ仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维 修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
ＣＢ出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
ＷＳ外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
ＣＫ财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。
2、二级类目的设置
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
3、档号的编制
（1）档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者力“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”。
案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
（2）档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JXl4一23。
4、关于声像载体档案的处理。
声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。其编号模式为：
年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号
保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为：
1990一SX12一23 1990一SX13一102
5、分类主表
DQ党群
11党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料人此。
12纪检
13组织
14宣传教育
15统战 民主党派材料入此。
16工会 妇女工作材料入此。
17团委 学生社团材料人此。
XZ行政
11综合 教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料人此。
12人事 师资培养材料人此。
13监察审计
14武装保卫
15总务
16档案、图书、文博
JX教学工作
11综合 学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
12学科与实验室建设 专业设置入此。
13招生
14学籍管理 学生奖惩材料入此。
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生 毕业生信息反馈工作入此。
18教材
KY科学研究
11综合 科研经费管理、学术活动材料入此。
［12］按学科或专业或项目设置类目
CP产品生产与科技开发
11综合
［12］按产品种类或项目设置类目
JJ基本建设
11综合
[12]按单项工程设置类目
SB仪器设备
11综合
[12]按仪器设备种类或型号设置类目
CB出版
11综合
12报纸
13刊物
14书稿
15音像
WS外事
11综合
12出国（境）
13来校
14国际合作与会议
15外国留学生工作
CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15工资清册 奖金，助学金人此。
注：“[]”代表随机符号
附：
SX声像
12照片
13录音带
14录像带
15幻灯片
16磁盘
17影视胶片
18缩微胶片
19光盘
第三部分：档案整理
第一步：按《吉首大学文件材料归档范围和保管期限表》将材料收集齐全。
第二步：根据档案不同载体和不同制成材料，去掉金属物，并对破损材料进行修复（将文件材料托裱在A4白纸上）。
第三步：正确分类。将所有材料先按问题即类别来区别整理，然后将同一内容的材料按年度分开装盒。（具体分类细则参考《吉首大学文件材料归档范围和保管期限表》）
第四步：正确排列文件顺序。按年度——问题来区分卷内文件，即同一年度内同一内容的材料归入同一案卷，如果一个案卷盒装不下，就按多盒组卷。在排列材料时要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
第五步：凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
第六步：装订。对每份排列有序的材料按件进行装订。装订时采用不锈钢订书钉或者用线绳三孔一线装订。
第七步：编写页码。对已装订的每份材料编写页码，每份材料的页码都从阿拉伯数字“1”开始，编写在每页的右下角。
第八步：装盒。将已整理好的材料根据档案盒的大小装入盒内。
第四部分：归卷处理
第一步：编制档号。将已经入盒的档案材料按“年度——类别——盒号”编写档号。如：
2004年学生成绩册第4盒的档号编制：“2004——JX14——4”。
第二步：确定保管期限。按《吉首大学文件材料归档范围和保管期限表》确定已装入盒的材料的保管期限。
第三步：按已确定的档号在每份材料的第一页的右上方盖上件号标示。如：
此表格表示：此份材料是2004年学生成绩第5盒第10件。
第四步：按照已经编制好的档号和确定的保管期限，将每盒档案建立机读目录，（按档案馆设立的各单位的网络版管理系统的账号建立机读目录），并按一式两份输出。一份装入案卷内，一份移交档案馆建立目录索引。
第五步：从档案管理系统中输出备考表，并如实填写备考表，签上经手人的名字，然后放入每盒档案的最后。
第六步：盒脊格式。盒脊可以做两种格式，第一种是通过档案馆给各单位的刻章印盖的格式；第二种是在电脑上设置背脊，然后打印出来粘贴在盒脊上。
档案盒的厚度有几种规格：2厘米、3厘米、4厘米、5厘米，档案馆所存档案大多使用3厘米厚度的档案盒。3厘米厚度的背脊在电脑上设置时一律采用宋体字打印，“档号”两字用宋体三号字；档号内容用宋体加粗小二号字；“案卷题名”用宋体小三号字；案卷题名的内容用宋体二号加粗；“保管期限”用宋体小三号字；“永久”用宋体小二号字加粗；
第五部分：档案移交
各立卷单位根据立卷时间的不同，移交档案馆的时间也不尽相同。在移交纸质档案的同时，如有电子版材料，一律要求纸质的与电子的同时移交。
第一步：各单位立卷完成后，请档案馆工作人员进行检查。
第二步：检查合格后填写移交目录清单。
第三步：双方办理移交手续，双方签字盖章。签字后的清单双方各持一份存档，以备查。
附：各单位移交档案时间规定：
文书档案：次年1-2月份
教学档案：次年9月份
科研档案：次年2月份，未结题的科研项目等结题后统一移交。
基建档案：基建项目验收后的四个月内移交。
仪器设备档案：次年5月份
出版类档案：次年6月份
外事档案：次年6月份
第六部分：各类档案不归档范围
1、党群、行政类：
①上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
②上级机关发来供工作参考的抄件；
③上级机关征求意见未定稿的文件；
④重份文件；
⑤无查考利用价值的事务性、临时性文件；
⑥未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿；
⑦从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
⑧学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
⑨本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
⑩为参考目的从各方面收集的文件材料、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
2、教学档案
①上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
②上级有关教学的未定稿的文件；
③重份文件；
④无查考利用价值的事务性临时性文件；
⑤非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
⑥校内其他单位发来的文件；
⑦与校外单位交换来的材料；
3、科研档案（同上）
4、基建档案
①上级有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；
②正式施工前的草图，未定型图纸；
③重份文件和重份图纸；
④无查考价值的临时性、事务性文件；
5、仪器设备档案
①上级普发、不办的文件；
②未定稿的管理性文件材料；
③未生效的合同、协议书；
④重份文件、校内单位发来的文件；
⑤无查考价值的一般性函件；
⑥仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品；
5、出版档案（同教学档案）
6、外事档案（同教学档案）
7、财会档案（同教学档案）
