吉大发[2009]44号
吉首大学关于印发
《吉首大学文件材料归档范围和保管期限规定(试行)》的通知
各学院、直属单位、校部机关各单位:
现将《吉首大学文件材料归档范围和保管期限规定(试行)》印发给你们,请认真贯彻执行。
二〇〇九年六月十五日
吉首大学文件材料归档范围和保管期限规定(试行)
第一条 为了正确界定我校党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会类文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合我校的实际情况,特制订本规定。
第二条 本规定中的文件材料是指我校各职能部门在党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事和财务工作活动过程中形成的不同载体的历史记录。
第三条 我校文书材料归档范围是:
(一)反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校工作、国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)学校党群、行政和外事工作活动中形成的在维护国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级部门(单位)报送的重要文件材料;
(四)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
第四条 我校文书材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的文件材料,任免、奖惩非本校师生员工的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)学校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,学校内部互相抄送的文件材料,本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级部门(单位)的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属学校归档范围的文书材料,必须按有关规定向学校档案馆移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)学校制订的规划性、决策性文件材料;
(二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)学校机构演变、人事任免等文件材料;
(六)学校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级部门(单位)关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。
(九)校内各单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)学校职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)学校人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)学校一般性事务管理文件材料;
(五)学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级部门(单位)关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料;
第九条 学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
学校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十条 学校与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档,其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十一条 本规定自颁布之日起施行。
附件:吉首大学文件材料归档范围和保管期限表
附件
吉首大学文件材料归档范围和保管期限表
一、党群类
DQ11 党务综合 立卷部门:党委办公室
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级党组织有关党的建设的文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
2 |
本校获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
本校党代会文件材料 |
|
A、大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等 |
永久
|
B、大会提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 |
30年 |
C、参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式样 |
10年 |
4 |
党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 |
永久 |
5 |
校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复 |
A、有批示、批复或明确答复的 |
永久 |
B、没有批示、批复或明确答复的 |
10年 |
6 |
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) |
永久 |
7 |
以党委名义发布的文件(交叉问题分类立卷) |
永久 |
8 |
校级干部任免的请示、批复、决定、通知及处级干部任免的文件 |
永久 |
9 |
以党委名义召开的工作会议材料 |
永久 |
10 |
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
11 |
党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
12 |
党委大事记 |
永久 |
13 |
党委工作简报 |
永久 |
14 |
党群系统启用印章的文件和印模 |
永久 |
15 |
党群系统重要统计材料 |
永久 |
16 |
以党委办名义下发的文件材料 |
A、综合性的或重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
17 |
党委保密、秘书工作的有关文件 |
30年 |
18 |
党总支、直属支部报党委的年度工作计划、总结 |
永久 |
19 |
重要的群众来信来访及处理材料 |
A、有领导重要批示和处理结果的 |
永久 |
B、其他有处理结果的 |
30年 |
20 |
下级党委组织报校党委的报告请示及党委的批复 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
21 |
反映本校党委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DQ12 纪检(监察) 立卷部门:纪检监察室
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级纪委、监察部门关于纪检、监察工作的文件 |
A、重要法规 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
2 |
获上级纪委监察部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
4 |
纪检、监察工作计划、总结、报告、综合调查材料及各种统计报表 |
永久 |
5 |
以纪委或监察处名义上报、下发的文件 |
永久 |
6 |
学校发生的重大问题的处理文件材料 |
永久 |
7 |
纪委会议记录、纪要 |
永久 |
8 |
纪委办公室的会议记录、简报 |
30年 |
9 |
处级以上干部述职述廉报告 |
30年 |
10 |
校纪检委员会及总支纪检委员会名单 |
永久 |
11 |
教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等(个人案卷) |
A、大案、要案 |
永久 |
B、一般性的案件 |
30年 |
12 |
党员处分、复查材料 |
30年 |
13 |
重要的群众来信来访及处理材料 |
|
A、有领导重要批示和有处理结果的 |
永久 |
B、其他有处理结果的 |
30年 |
14 |
反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
DQ13 组织(党校) 立卷部门:党委组织部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于组织(党校)工作的文件 |
A、重要法规 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
2 |
获上级党委组织(党校)部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
组织部、党校工作计划、总结、报告、调查材料、各种统计报表 |
永久 |
4 |
组织开展党员干部教育活动的文件材料 |
A、 综合性的、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
5 |
副科级以上干部的任免通知及有关文件材料 |
永久 |
6 |
副处级以上干部名册 |
永久 |
7 |
党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料 |
10年 |
8 |
党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复 |
永久 |
9 |
吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定 |
永久 |
10 |
组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
11 |
党员异动(转入、转出)名册 |
永久 |
12 |
党员名册;各党总支、直属党支部委员会名册 |
永久 |
13 |
本部会议记录 |
30年 |
14 |
反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
|
|
|
|
|
DQ14 宣传教育 立卷部门:党委宣传部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于宣传工作的文件 |
A、针对性的或重要法规 |
永久 |
B、一般执行性的 |
10年 |
2 |
获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
本校宣传工作计划、总结、报告及批复、综合汇报材料 |
永久 |
4 |
国内外反映本校重大活动的剪报、图表、照片、录音、录像材料及文字说明 |
永久 |
5 |
校党委中心学习组的会议记录、纪要 |
永久 |
6 |
理论学习的决定、计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活动的文件材料 |
A、重要性的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
7 |
教职工法制教育的文件材料 |
30年 |
8 |
教职工思想动态及调查材料 |
30年 |
|
|
|
|
|
DQ14 宣传教育 立卷部门: 学生工作部、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关学生思想政治工作的文件 |
A、针对性的或重要法规 |
永久 |
B、一般执行性的 |
10年 |
2 |
获上级党委学工系统表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
学生工作部工作计划、总结、报告、请示与批复、统计报表 |
永久 |
4 |
本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 |
永久 |
5 |
全校学生工作会议文件材料及组织开展各种全校性学生活动的文件材料 |
A、综合性的、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
6 |
学生思想政治工作典型调查材料、信息和统计 |
A、综合性的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
7 |
学生政治工作队伍的选拔、管理文件 |
A、综合性的重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
8 |
各院学生工作干部(含副书记、团委干部、辅导员)名单 |
永久 |
9 |
勤工俭学有关材料 |
30年 |
10 |
研究生思想教育例会的有关材料;研究生党建工作材料 |
30年 |
11 |
研究生入学教育、思想教育计划、总结等材料 |
30年 |
|
|
|
|
|
|
DQ15 统战 立卷部门:党委组织部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于统战工作的文件 |
A、针对性的、重要的 |
永久 |
B、一般执行性的 |
10年 |
2 |
获上级党委统战部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
统战部工作计划、总结、报告及批复 |
永久 |
4 |
统战工作情况调查、典型材料、统计报表 |
永久 |
5 |
各级人大代表、政协委员和上级民主党派组织领导人员名单(册)及审批材料 |
永久 |
6 |
民主党派人士任职的文件材料 |
永久 |
7 |
民主党派成员和负责人名册及有关材料 |
永久 |
8 |
侨务对象、台胞、台属名册 |
永久 |
9 |
统战工作重要会议记录 |
永久 |
10 |
本单位规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
11 |
台、港、澳和侨务工作材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
12 |
反映本校统战工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
|
|
|
|
|
DQ16 工会 立卷部门:校工会
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关工会工作的文件 |
A、针对性的、重要的 |
永久 |
B、一般要执行性的 |
10年 |
2 |
获上级工会表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
以工会名义上报、下发的文件(含请示、批复) |
永久 |
4 |
校工会工作计划、总结、决定、各种统计报表 |
永久 |
5 |
校工会委员会会议记录、纪要 |
30年 |
6 |
学校教代会、工代会文件材料 |
|
A、教代会通知、报告、议程、决议、领导讲话、大会发言稿;大会主席团成员、代表名单;候选人登记表和情况介绍;选举办法、选举结果和上级批复 |
永久 |
B、大会提案及办理情况 |
30年 |
7 |
基层工会干部名册 |
30年 |
8 |
会员名册 |
30年 |
9 |
工会组织大型文体活动的文件材料 |
30年 |
10 |
反映女工工作、家属工作的文件材料 |
30年 |
11 |
反映本校工会工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
DQ17 团委 立卷部门:校团委、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于共青团、学联的工作文件 |
A、针对性的或重要法规 |
永久 |
B、一般执行性的 |
10年 |
2 |
获上级共青团、学联表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
以团委名义上报、下发的文件 |
30年 |
4 |
本校团代会文件材料知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件 |
永久 |
5 |
学校学代会、研代会文件材料 |
永久 |
6 |
校团委工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 |
永久 |
7 |
校团委规章制度 |
30年 |
8 |
团干部名单、团员名册 |
永久 |
9 |
团委会记录、纪要 |
30年 |
10 |
团委工作典型调查材料 |
30年 |
11 |
处分团员的材料及复查材料 |
30年 |
12 |
批准入团、离团的材料及名单 |
30年 |
13 |
学生会的文件材料 |
|
A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 |
永久 |
B、学生会规章制度 |
30年 |
C、一般性的 |
10年 |
14 |
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 |
长期 |
15 |
团委牵头进行的重大活动的有关材料(含组织的大型文体活动) |
30年 |
16 |
研究生会文件材料 |
长期 |
A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 |
永久 |
B、重要的规章制度 |
30年 |
C、一般性的规章制度 |
10年 |
17 |
社会实践、社团活动有关材料 |
30年 |
18 |
反映本校团委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
附录:各学院党总支、直属支部自存档案
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
工作计划、总结、会议记录 |
永久 |
2 |
重要报告、经验介绍、调查材料和统计表 |
30年 |
3 |
党建工作有关材料 |
30年 |
4 |
改选各党总支、直属支部的报告、决议、选举结果和党委批复 |
永久 |
5 |
发展党员的文件材料 |
永久 |
6 |
党员表彰、奖励的有关材料 |
30年 |
二、行政类
XZ11 行政综合 立卷部门: 校长办公室
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关高校行政管理的综合性文件材料 |
A、针对性的及重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
2 |
全校性的规章制度、管理办法、决定、条例、通知、通告等 |
永久 |
3 |
《吉大校情通报》等学校工作简报、信息、动态等 |
永久 |
4 |
校领导在学校大会上的讲话稿和参加校外会议的发言稿 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
5 |
学校年度、学期工作计划、报告、总结 |
永久 |
6 |
学校综合评估材料 |
永久 |
7 |
学校向上级的请示与批复 |
|
A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告 |
永久 |
B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告 |
重要的 |
30年 |
一般的 |
10年 |
8 |
同级、下级单位的来函、请示、报告及学校的复函、批示、批复(分类立卷) |
A、重要业务问题 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
9 |
有关全校性工作的调查材料和经验总结 |
永久 |
10 |
全校性工作会议、表彰会、座谈会文件 |
|
A、请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 |
永久 |
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 |
30年 |
11 |
以本校为主联合召开的会议文件材料 |
|
A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 |
永久 |
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 |
30年 |
12 |
本校协办联合召开的会议文件材料 |
|
A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 |
30年 |
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 |
10年 |
13 |
校务会、校长办公会会议记录、纪要 |
永久 |
14 |
校领导参加全国、全省重要会议的文件材料 |
30年 |
15 |
代表学校参加全国、全省性会议的典型发言、经验介绍 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
16 |
省级以上主要领导同志或重要人物的批注、修改、签字的文件 |
永久 |
17 |
省级以上领导及市政府主要领导视察本校的讲话、报告、题词、照片、录像和录音带 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
18 |
本校大事记、历史沿革、情况介绍 |
永久 |
19 |
学校统计年鉴、年报 |
永久 |
20 |
本校教育事业规划、计划及上级批复 |
永久 |
21 |
学校启用印章的文件及印模、作废公章 |
永久 |
22 |
本校与其他高校合作办学的合同、协议、会议材料等文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
23 |
董事会的合同、协议、会议材料等文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
24 |
校史工作材料 |
永久 |
25 |
校庆工作材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
26 |
校友工作材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
27 |
校长办的工作计划、总结及岗位职责 |
30年 |
28 |
学校与外单位的合同书、协议书、往来函件等文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
29 |
本校发生的重大问题的处理文件材料 |
永久 |
30 |
上级行政机关发给我校的奖状、锦旗、光荣册、纪念品等实物或照片及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
31 |
来信来访及处理材料 |
A、有领导重要批示和处理结果的 |
永久 |
B、其他有处理结果的 |
30年 |
32 |
市人民代表大会选举工作及各种普查工作形成的文件材料 |
30年 |
33 |
反映本校行政工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
永久 |
34 |
院、处、部、馆工作计划、报告、总结 |
永久 |
35 |
院、部、馆开展各种学术活动的文件 |
A、重要的 |
30年 |
B、一般的 |
10年 |
36 |
院、部、馆与国内单位协作的材料 |
A、重要的 |
30年 |
B、一般的 |
10年 |
37 |
学校、校办一般事务性的通知 |
10年 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XZ12 人事 立卷部门: 人事处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一、综合 |
|
1 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书(优秀教师、优秀教务工作者)的复印件 |
永久 |
2 |
本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
3 |
人事处工作计划、总结、报告 |
永久 |
4 |
教职工年度考核表、考核结果的统计表 |
永久 |
5 |
群众来信来访及处理材料 |
A、重要的 |
30年 |
B、一般的 |
10年 |
6 |
反映本校人事工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
二、人事 |
7 |
上级关于机构设置、职能配置和人员编制等工作的文件材料 |
A、重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
8 |
教职工的录用、招聘、调入、复员转业军人安置的转移行政关系介绍信、商调函等有关文件材料 |
永久 |
9 |
教职工调出的转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单等有关文件材料 |
永久 |
10 |
关于机构、编制规划、计划等报告及上级的批复 |
永久 |
11 |
关于校内机构设置、变化的文件材料 |
永久 |
12 |
落实政策的有关文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般性的 |
30年 |
13 |
教职工援外、支援边远地区材料 |
30年 |
14 |
教职工校内调动、转编材料 |
永久 |
15 |
教职工退职、离职的文件材料 |
永久 |
16 |
教职工工伤、评残的文件材料 |
永久 |
17 |
教职工停薪留职、离岗退养的合同、协议等文件材料 |
永久 |
18 |
人事工作统计报表 |
永久 |
19 |
教职工名册 |
永久 |
三、劳资 |
20 |
上级关于劳资方面的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
21 |
劳资统计报表 |
永久 |
22 |
教职工工资变动、起、停、扣发、补发的通知、名册等文件材料 |
永久 |
23 |
教职工转正定级的报告、批复、名单、审批表、总结等文件材料 |
永久 |
24 |
职工养老保险的文件材料 |
永久 |
25 |
教职工退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 |
永久 |
四、师资 |
26 |
上级关于师资、专家、职称评定、出国(境)人员工作的文件材料 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
27 |
师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报 |
永久 |
28
|
教职工评定、聘任专业技术职称文件材料 |
|
A、专业技术职称批文(含审批表等)、名册 |
永久 |
B、组织专业技术职称评委名册、评审程序等材料 |
10年 |
29 |
各类专家、省级青年骨干教师的有关材料 |
永久 |
30 |
教职工在职攻读硕士研究生、博士研究生和博士后以及以同等学力申请学位的报告、协议、审批表等 |
永久 |
31 |
访问学者、教师进修计划、安排、总结、成绩登记册、毕业证、结业证登记册、协议等文件材料 |
永久 |
32 |
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) |
永久 |
32 |
出国(境)人员的协议书 |
30年 |
33 |
出国(境)讲学、研究人员有关材料 |
30年 |
34 |
出国(境)人员考察、访问材料 |
10年 |
35 |
出国(境)探亲人员的有关材料 |
10年 |
37 |
参加国际比赛的有关获奖材料 |
永久 |
38 |
聘请特聘教授、兼职教授、名誉教授的协议、审批表 |
永久 |
39 |
高级专家延长退休年龄的审批表 |
30年 |
40 |
博士后科研流动站工作的有关材料 |
永久 |
41 |
教职工获政府特殊津贴的文件及证书复印件 |
永久 |
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XZ13 审计 立卷部门: 审计处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于审计工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
审计处规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
3 |
审计处工作计划、总结、情况反映、综合汇报材料 |
永久 |
4 |
审计工作统计年报及重要报表 |
永久 |
5 |
审计项目、情况、结论及请示、批复 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
6 |
反映本校审计工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
7 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
|
|
|
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|
|
XZ14 武装保卫 立卷部门:保卫处、武装部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关公安保卫、消防工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
公安保卫工作计划、总结、调查材料、统计报表 |
永久 |
3 |
有关公安保卫、消防工作上报的报告、请示及批复 |
永久 |
4 |
保卫处规章制度、管理办法、职责范围 |
30年 |
5 |
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 |
永久 |
6 |
本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 |
永久 |
7 |
学校要害部位的安全、消防工作、重大事故的调查、处理材料 |
30年 |
8 |
全校治安、保卫、消防安全负责人员名册 |
30年 |
9 |
保卫工作简报 |
30年 |
10 |
反映本校公安保卫、消防工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
11 |
上级关于武装、军训、人防等工作的文件
|
A、针对性及重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
12 |
武装部工作计划、总结、调查报告 |
30年 |
13 |
军训计划、总结、名册 |
永久 |
14 |
武装部统计年报及重要报表 |
永久 |
15 |
武装部职责范围内的规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
16 |
军事课教学计划、教学大纲 |
30年 |
17 |
学校人防工作的文件材料 |
30年 |
18 |
有关征兵工作的文件材料 |
30年 |
19 |
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) |
永久 |
20 |
本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料 |
永久 |
21 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
22 |
军事课考试试题 |
10年 |
|
|
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|
|
|
XZ15 总务 立卷部门:后勤与产业管理处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关后勤工作的文件材料 |
永久 |
2 |
后勤简报、规章制度 |
30年 |
3 |
后勤工作计划、总结、调查材料 |
30年 |
4 |
后勤上报、下发的文件(含请示、批复) |
30年 |
5 |
后勤管理改革会议上本校发言重要材料 |
30年 |
6 |
学校水、电、通讯等各种管线布置(维修)图及说明材料 |
永久 |
7 |
防震、三废治理的文件材料 |
30年 |
8 |
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件材料 |
30年 |
9 |
校园绿化工作的文件材料 |
30年 |
10 |
伙食工作的有关文件材料 |
10年 |
11 |
本校计划生育工作的计划、总结、统计年报表及领取独生子女证名册 等文件材料 |
永久 |
12 |
师生员工健康状况调查材料及统计表(职工医院) |
永久 |
13 |
建立师生员工的病历档案(职工医院保存,定期接受学校档案部门的监督检查) |
30年 |
14 |
后勤服务工作的各种合同、协议、承包方案、统计报表 |
永久 |
15 |
本处工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料 |
30年 |
16 |
高级知识分子办理医疗证人员名册(以前产生过的文件材料) |
30年 |
17 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
XZ15 总务 立卷部门:资产管理处、教务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一、房地产管理 |
1 |
上级有关房地产管理工作的文件 |
永久 |
2 |
学校房地产工作计划、总结、请示及上级批复 |
永久 |
3 |
学校房地产工作会议记录、工作简报 |
30年 |
4 |
规章制度、管理办法 |
30年 |
5 |
房产、土地所有权和使用权的文件材料 |
永久 |
6 |
房屋管理、调配使用、转移等的规定、办法、决定、工作总结 |
30年 |
7 |
职工租、购置本单位住房的合同、协议,职工住房情况统计、调查表 |
永久 |
8 |
住房申请、分配、出售的规定、方案、细则、家具管理等 |
30年 |
9 |
危房、旧房鉴定的相关材料、照片及文字说明 |
30年 |
10 |
处理房产、历史遗留问题的有关材料 |
永久 |
二、招标、集中采购管理 |
11 |
上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等 |
永久 |
12 |
学校招标、集中采购工作计划、总结、请示及上级批复 |
永久 |
13 |
学校招标、集中采购工作会议记录、工作简报 |
30年 |
14 |
学校制定的招标、集中采购各项管理办法、规定、条例等 |
30年 |
15 |
学校重大招投标、集中采购项目相关资料 |
30年 |
三、国有资产管理 |
16 |
上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等 |
永久 |
17 |
学校国有资产管理工作计划、总结、请示及上级批复 |
永久 |
18 |
学校国有资产管理工作会议记录、工作简报 |
30年 |
19 |
学校制定的国有资产管理各项管理办法、规定、条例等 |
30年 |
20 |
学校国有资产一级建账、建档管理,建立健全学校国有资产数据库管理系统 |
永久 |
XZ16 档案 立卷部门:档案馆
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于档案工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
学校档案工作计划、总结 |
永久 |
3 |
档案工作规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
4 |
学校档案概况、发展规划 |
永久 |
5 |
档案销毁清册 |
永久 |
6 |
档案馆指南、全宗介绍 |
永久 |
7 |
档案检索工具、档案编研资料 |
永久 |
8 |
全省档案工作协作组会议文件材料 |
30年 |
9 |
反映本校档案工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
10 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
|
|
|
|
|
XZ16 图书 立卷部门:图书馆
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关图书工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
图书馆工作计划、报告、总结 |
永久 |
3 |
图书馆规章制度、管理办法、岗位职责及综合汇报材料 |
30年 |
4 |
图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报 |
永久 |
5 |
图书馆设备、图书添置计划、批复 |
永久 |
6 |
与外单位的重要往来函件、合同协议 |
A、重要的 |
30年 |
B、一般的 |
10年 |
7 |
反映本校图书馆工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
8 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
|
|
|
|
|
XZ16 文博 立卷部门:博物馆
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关博物工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
博物馆规章制度 |
30年 |
3 |
博物馆工作计划、报告、总结 |
30年 |
4 |
博物馆概况、藏品目录 |
永久 |
5 |
博物馆与外界交流材料 |
30年 |
XZ17 高教研究 立卷部门:高等教育研究所
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关高等教育研究工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
高等教育研究工作计划、总结 |
永久 |
3 |
本校高等教育调研报告、评估、政策研究等文件材料 |
永久 |
4 |
高校信息文件材料 |
10年 |
5 |
高等教育研究课题申报、评审、结题材料 |
永久 |
6 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
XZ18 网络与信息管理 立卷部门:现代教育技术部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关网络信息工作的文件 |
A、针对性及重要执行性的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
2 |
网络信息工作计划、总结、统计报表及全校网络化建设规划 |
永久 |
3 |
网络工作规章制度、管理办法、岗位职责 |
30年 |
4 |
学校网页 |
永久 |
5 |
反映本校网络信息管理工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
6 |
本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
|
|
|
|
|
XZ19 成人教育 立卷部门:继续教育学院
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一、综合 |
1 |
上级有关成人教育(职业教育)工作的文件材料 |
永久 |
2 |
本校成人教育(职业教育)的工作条例、规章制度 |
30年 |
3 |
本校有关成人教育(职业教育)工作请示及上级批复 |
永久 |
4 |
院务工作会议纪要,院工作计划、总结 |
30年 |
5 |
学校召开的有关成人教育(职业教育)工作会议的纪要、决议 |
30年 |
6 |
关于夜大学、函授等的教学检查、评估的材料 |
30年 |
7 |
与校外单位签订的合作办学协议书、合同等 |
30年 |
8 |
成人、夜大各类统计表,各类培训班登记表 |
永久 |
9 |
本校获部(省)级以上的奖励的材料 |
永久 |
10 |
本院工作职责、岗位责任、机构沿革材料 |
30年 |
二、专业建设 |
11 |
上级有关成人(职业)教育专业设置的文件材料 |
永久 |
12 |
成人(职业)专业设置、调整报批材料与上级批复 |
永久 |
13 |
有关成人(职业)专业评估材料 |
30年 |
三、招生 |
14 |
上级有关成人教育招生工作的文件材料 |
30年 |
15 |
本校成人教育招生计划、简报、总结 |
30年 |
16 |
本院组织的招生考试及评卷工作材料 |
30年 |
17 |
新生录取情况统计报表,新生录取名册 |
永久 |
18 |
委培、代培、联合培养协议书、合同 |
30年 |
19 |
招生简章、专业介绍、专业目录汇编 |
30年 |
四、学籍 |
20 |
上级机关有关学籍管理的文件材料 |
30年 |
21 |
新生入学登记表,学籍卡片、成绩总册 |
永久 |
22 |
学生学籍变更材料、学生奖励与处分材料 |
30年 |
五、课堂教学 |
23 |
各专业教学计划、教学大纲,课程建设要求及安排、课表 |
30年 |
六、学位 |
24 |
上级有关成人教育授予学位工作的文件材料 |
30年 |
25 |
本院关于授予学位工作的文件、规定、总结 |
30年 |
26 |
授予学位人员名单,授予学位证书号码存根 |
永久 |
七、毕业生 |
27 |
毕业证书号码存根,毕业证书验印名册;毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 |
30年 |
八、教材 |
28 |
各层次、各专业教材、实习指导书、习题集使用目录 |
30年 |
XZ20 预科教育 立卷部门:民族预科学院
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一、综合 |
1 |
上级有关预科教育工作的文件材料 |
A、针对本校的、重要的 |
永久 |
B、需要长期参照执行的 |
30年 |
2 |
本校预科教育的工作条例、规章制度 |
30年 |
3 |
本校有关预科教育工作请示及上级批复 |
30年 |
4 |
院务工作会议纪要,院工作计划、总结 |
30年 |
5 |
学校召开的有关预科教育工作会议的纪要、决议 |
30年 |
6 |
关于教学检查、评估的材料 |
30年 |
7 |
与校外单位签订的合作办学协议书、合同等 |
30年 |
8 |
预科学院各类统计表 |
永久 |
9 |
预科学院获省级以上的奖励的材料与上级批复 |
永久 |
10 |
本院工作职责、岗位责任、机构沿革材料 |
30年 |
二、专业建设 |
11 |
上级有关预科教育专业设置的文件材料 |
永久 |
12 |
预科教育专业设置、调整报批材料与上级批复 |
永久 |
三、招生 |
13 |
上级有关预科教育招生工作的文件材料 |
30年 |
14 |
本校预科教育招生计划、简报、总结 |
30年 |
15 |
新生录取情况统计报表,新生录取名册 |
永久 |
16 |
委培、代培、联合培养协议书、合同 |
30年 |
17 |
招生简章等 |
30年 |
四、学籍 |
18 |
上级机关有关预科学员学籍管理的文件材料 |
30年 |
19 |
新生入学登记表,学籍卡片、成绩总册 |
永久 |
20 |
学生变更材料(升学、留级、退学、复学、开除、死亡等),学生奖励与处分材料 |
30年 |
五、课堂教学 |
21 |
专业教学计划、教学大纲,课程建设要求及安排、课表 |
30年 |
六、升学 |
22 |
历届预科学生名册;预科生质量跟踪调查和信息反馈材料 |
30年 |
七、教材 |
23 |
各专业教材、指导书、习题集使用目录 |
30年 |
XZ 21 离退休 立卷部门: 离退休处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关老龄、老干、离退休工作及关心下一代工委会工作文件 |
A、针对性的或重要法规 |
永久 |
B、一般性的 |
10年 |
2 |
获上级表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件 |
永久 |
3 |
老龄、老干工作、离退休办及关工委工作计划、报告、总结、请示、批复 |
永久 |
4 |
老龄、老干、离退休、关工委的规章制度、管理办法、岗位职责 |
10年 |
5 |
离、退休人员增减情况统计表 |
永久 |
6 |
离、退休教职工的花名册 |
永久 |
7 |
老龄、老干、离退休、关工委、协会组织开展的活动材料 |
10年 |
8 |
反映本校老龄、老干、离退休及关心下一代工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 |
30年 |
附录:各学院、所、教学部自存档案
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
本单位的工作计划、总结 |
永久 |
2 |
本单位会议记录、纪要、简报 |
永久 |
3 |
开展各种学术活动的文件材料 |
30年 |
4 |
与国内单位协作的文件材料、协议书 |
A、重要的 |
30年 |
B、一般的 |
10年 |
5 |
统计年报及重要资料 |
永久 |
6 |
上级与本单位有关的文件 |
A、针对性及重要的 |
永久 |
B、一般的 |
10年 |
三、教学类
JX11 综合 立卷部门:教务处、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级机关有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的计划、规定、重要通知 |
A、重要的 |
永久 |
B、需要长期参照执行 |
30年 |
2 |
学校本、专科教学工作的请示及上级批复 |
30年 |
3 |
学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面规定 |
永久 |
4 |
学校召开的教学工作、研究生工作会议和举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料 |
永久 |
5 |
学生管理的规章制度、管理办法 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
6 |
研究生教育工作会议上本校发言及有关我校交流材料 |
30年 |
7 |
教务处、研究生处工作会议纪要、工作计划、总结 |
30年 |
8 |
教学检查、评估和各类教学情况调查材料 |
30年 |
9 |
各单位关于教学工作的请示、报告及学校的批复、意见 |
30年 |
10 |
各种教学工作统计报表 |
永久 |
11 |
教务处、研究生处各部门职责、岗位责任制、机构沿革材料 |
30年 |
12 |
获部(省)级以上的各种教学成果材料 |
30年 |
13 |
获部、省级以上研究生教学评奖 |
30年 |
14 |
非学历教育、进修、培训有关材料 |
30年 |
|
|
|
|
|
JX12 学科及实验室建设 立卷部门:学科办、教务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 |
A、重要的 |
永久 |
B、一般的 |
30年 |
2 |
学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 |
永久 |
3 |
重点学科、专业、实验室建设材料 |
永久 |
4 |
学科、专业、实验室建设规划、简报、总结材料 |
30年 |
5 |
学校学科、专业、实验室建设工作会议纪要、决议 |
永久 |
JX13 招生 立卷部门:学工部、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关招生工作的文件材料 |
永久 |
2 |
招生计划、招生简章、招生工作总结、请示、批复等 |
30年 |
3 |
招生统计报表及重要上报材料 |
永久 |
4 |
新生录取花名册 |
永久 |
5 |
研究生入学试题 |
30年 |
6 |
研究生指导教师名册 |
30年 |
7 |
委培(联合)培养计划、合同、协议书及重要函件 |
30年 |
JX14 学籍管理 立卷部门:教务处、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关学籍管理方面的文件材料 |
永久 |
2 |
新生入学登记表 |
永久 |
3 |
在校学生名册、学生成绩总册 |
永久 |
4 |
学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学、开除等) |
永久 |
5 |
学生奖励材料 |
永久 |
6 |
学生违纪处分材料 |
30年 |
JX15 课堂教学与教学实践 立卷部门:教务处
研究生处、学工部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
各专业教学计划、培养方案、各门课程教学大纲 |
永久 |
2 |
校历、课程一览表、实验项目一览表 |
30年 |
3 |
教学实习、生产实习的计划和总结 |
10年 |
4 |
社会调查、社会实践计划、总结 |
10年 |
5 |
获省、校级精品课程的有关材料 |
30年 |
6 |
国家级、省部级教学改革项目申请、中期检查、结题等有关材料 |
30年 |
7 |
教学检查有关文件及声像材料 |
30年 |
8 |
学生参加省级以上各类竞赛的有关材料 |
30年 |
JX16 学位 立卷部门:研究生处、教务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关学位工作的文件材料 |
永久 |
2 |
本校有关学位评定条例、办法及计划、总结等材料 |
永久 |
3 |
校学位委员会委员名单(文件) |
30年 |
4 |
校学位委员会重要会议记录、纪要 |
30年 |
5 |
校学位委员会授予各层次学位清册(文本及电子版同时归档) |
永久 |
6 |
本科毕业论文一览表、本科生优秀毕业论文集 |
30年 |
7 |
硕士学位论文(包括论文软件)及其学位评审材料 |
30年 |
8 |
授予硕士学位评阅、审批材料 |
30年 |
9 |
补发学位证书材料 |
30年 |
JX17 毕业生 立卷部门:学工部、研究生处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关毕业分配的文件材料 |
永久 |
2 |
学校有关促进毕业生分配的举措材料 |
永久 |
3 |
毕业生工作计划、总结、报告、请示、批复等 |
30年 |
4 |
毕业生分配计划、正式分配方案、毕业生及结业生名册(电子注册号、学位证书编号) |
永久 |
5 |
毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料 |
30年 |
JX18 教材 立卷部门:教务处、商业服务中心
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关本专科教材文件,各专业使用教材目录 |
30年 |
2 |
自编、主编教材 |
30年 |
3 |
获奖优秀教材的有关材料 |
30年 |
附录:各学院自存档案
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
本科毕业论文及评审意见 |
30年 |
2 |
课堂教学材料、课程进度表 |
10年 |
3 |
教师任课安排、教案 |
30年 |
4 |
优秀实习报告 |
10年 |
5 |
本专业教学检查、调查材料及总结 |
10年 |
6 |
教师工作量核算、登记材料 |
10年 |
四、科学研究类
KY11 综合 立卷部门:科技处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关高校科研工作的条例、规定、重要批示等文件 |
永久 |
2 |
学校有关科研工作的规章制度、决议材料 |
30年 |
3 |
学校有关科研工作的请示报告及有关批复 |
30年 |
4 |
学校召开重要会议、举办重大科技活动形成的主要文件材料和声像材料 |
永久 |
5 |
科研工作各类统计报表 |
永久 |
6 |
参加省教育厅、科技厅召开的重要科技会议材料及本校发言、交流材料 |
永久 |
7 |
省级重点实验室重要材料、省级社科研究基地重要材料 |
永久 |
8 |
学校与政府、企业签订的科技合作协议书 |
永久 |
9 |
科研成果汇编 |
30年 |
10 |
科技处工作计划和工作总结 |
30年 |
11 |
科技处工作职责、各科(室)职责、岗位责任制、机构沿革材料 |
30年 |
KY12 科研项目 立卷部门:科技处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
国家、省部级、横向科研项目的任务书、合同书、协议书、立项文件 |
永久 |
2 |
校级科研课题文件材料 |
30年 |
3 |
开题报告与课题论证材料、课题申报材料 |
30年 |
4 |
课题工作总结或结题报告 |
30年 |
5 |
获奖成果奖励申报与审批材料 |
永久 |
KY13 专利 立卷部门:科技处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
各类专利申请书、专利证书 |
永久 |
KY14 获奖证书 立卷部门:科技处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
省部级以上科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书) |
永久 |
五、产品生产与科技开发类
CP11 综合 立卷部门:科技处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级关于产品生产与科技开发的重要文件 |
永久 |
2 |
学校为科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等文件 |
永久 |
六、基建类
JJ11 综合 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级主管部门关于基建工作的文件 |
永久 |
2 |
基建工作规章制度、计划、总结、简报 |
30年 |
3 |
基建工作年度(季度)总结、统计报表 |
30年 |
4 |
全校性总体规划、设计总平面图、基建工作总体规划、地质勘探、地形测量材料 |
永久 |
5 |
征地计划、申请报告、征地红线图及用地面积核准、批准文件、征地补偿协议书、费用标准等 |
永久 |
6 |
全校各种管线工程(地上、地下)分布图及有关材料 |
永久 |
7 |
基建过程中形成的其他有价值的材料(包括其中照片等声像材料) |
30年 |
JJ12 可行性研究 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
项目建议书(项目申请报告)及批复 |
永久 |
2 |
可行性研究报告及批复 |
永久 |
3 |
环境预测、调查报告 |
永久 |
4 |
项目选址意见书及批复 |
永久 |
5 |
项目评估(包括借贷承诺评估)论证文件 |
永久 |
6 |
设计任务书(计划任务书)及批复 |
永久 |
7 |
有关调整基建投资的请示、批复 |
永久 |
JJ12 设计基础 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、永久勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 |
永久 |
2 |
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 |
永久 |
3 |
水文、气象、地震等其它设计基础材料 |
永久 |
JJ12 设计文件 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
方案设计招标书、设计评价、鉴定及审批、中标通知书 |
永久 |
2 |
初步设计、设计计算书及报批文件 |
永久 |
3 |
设计委托合同、技术秘密材料、专利文件 |
永久 |
4 |
施工图设计 |
永久 |
5 |
关键技术试验 |
永久 |
6 |
总体规划设计 |
永久 |
JJ12 工程管理文件 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 |
永久 |
2 |
工程项目报建申请表,用地、规划许可证,施工学科证 |
永久 |
3 |
公安、环保、卫生防疫、消防审批文件 |
永久 |
4 |
建设工程(施工队伍选择、监理)招标文件审查、技术设计审查、技术协议 |
永久 |
5 |
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 |
永久 |
6 |
投标书、资质材料、履约类保证函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 |
永久 |
7 |
开标议程、开标大会签到表、报价表、评价纪事、评标人员签到表、评标记录、报告 |
永久 |
8 |
中标通知书 |
永久 |
9 |
合同审批文件、合同书、合同变更文件 |
永久 |
10 |
工程招标备案资料 |
永久 |
JJ12 施工 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一、土地施工文件 |
1 |
建设前原始地形、地貌、状况图、照片、工程正侧面照片 |
永久 |
2 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审、施工许可证 |
永久 |
3 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术与安全措施、施工工艺 |
永久 |
4 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
5 |
建筑材料试验报告 |
永久 |
6 |
设计变更通知单、工程更改洽谈单、材料代用核定审批手续、技术核定、业务联系单、备忘录等 |
永久 |
7 |
土建施工定位测量、地质勘察 |
永久 |
8 |
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基施工记录、地基验槽记录 |
永久 |
9 |
隐蔽工程验收记录 |
永久 |
10 |
交工验收记录证明 |
永久 |
11 |
施工报告、施工验收报告、施工验收备案记录 |
永久 |
12 |
施工总平面综合图(地上、地下管网线图) |
永久 |
13 |
工程放线、验线、竣工测量记录 |
永久 |
14 |
地下工程(基础、桩基、地下室)竣工图 |
永久 |
15 |
建筑、结构、水电竣工图 |
永久 |
16 |
化粪池竣工图 |
永久 |
17 |
声像材料 |
永久 |
二、设备及管线安装施工文件 |
18 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 |
19 |
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 |
永久 |
20 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
21 |
建筑材料试验报告 |
永久 |
22 |
设计变更通知单、工程更改洽谈单及材料、零部件、设备代用审批材料技术核定单、业务联系单、备忘录等 |
永久 |
23 |
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 |
永久 |
24 |
隐蔽工程验收记录 |
永久 |
25 |
强度、密闭性试验报告 |
永久 |
26 |
设备调试、试验记录 |
永久 |
27 |
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 |
永久 |
28 |
系统调试、试验记录 |
永久 |
29 |
管线清洗、试压、通水、通气、清毒等记录 |
永久 |
30 |
管线标高、位置、坡度测量记录 |
永久 |
31 |
中间交工验收记录证明、工程质量评定 |
永久 |
32 |
竣工报告、竣工验收报告、施工预决算 |
永久 |
33 |
竣工图 |
永久 |
34 |
声像材料 |
永久 |
三、 电气、仪表安装施工文件 |
35 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
永久 |
36 |
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 |
永久 |
37 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 |
永久 |
38 |
建筑材料试验报告 |
永久 |
39 |
设计变更通知单、工程更改洽谈单及材料、零部件、设备代用审批材料技术核定单、业务联系单、备忘录等 |
永久 |
40 |
系统调试、试验记录 |
永久 |
41 |
绝缘、接地电阻等性能测试、校核 |
永久 |
42 |
材料、设备明细表及检测记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 |
永久 |
43 |
操作、联动试验 |
永久 |
44 |
电气装置交接材料 |
永久 |
45 |
中间交工验收记录、工程质量评定 |
永久 |
46 |
竣工报告、竣工验收报告 |
永久 |
47 |
竣工图 |
永久 |
48 |
声像材料 |
永久 |
JJ12 监理 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 |
永久 |
2 |
施工及设备器材供应单位审核、设备、材料报审 |
永久 |
3 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度 |
永久 |
4 |
开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书 |
永久 |
5 |
设计变更、材料、零部件、设备代用审批 |
永久 |
6 |
监理通知、协调会审纪、监理工程师指令、指示、来往函件 |
永久 |
7 |
工程材料监理检查、复检、试验记录、报告 |
永久 |
8 |
监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录 |
永久 |
9 |
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查材料 |
永久 |
10 |
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 |
永久 |
11 |
工程进度计划、实施、分析统计文件 |
永久 |
12 |
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 |
永久 |
13 |
单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认证、评估 |
永久 |
14 |
主要材料及工程投资计划、完成报表 |
永久 |
15 |
设备采购、监造工作监理资料 |
永久 |
16 |
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 |
永久 |
17 |
市场调查、考察报告 |
永久 |
18 |
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及实验报告、分包单位资格报审表 |
永久 |
19 |
原材料、零配件等质量证明文件和检验报告 |
永久 |
20 |
开动、复工报审表、暂停令 |
永久 |
21 |
会议纪要、来往文件 |
永久 |
22 |
监理工程师通知单、监理工作联系单 |
永久 |
23 |
质量事故处理文件、设备制造索赔文件 |
永久 |
24 |
设备验收、交接文件、支付证书及设备制造结算审核文件 |
永久 |
25 |
设备采购、监造工作总结 |
永久 |
26 |
监理工作声像材料 |
永久 |
JJ12 竣工验收 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
竣工验收报告 |
永久 |
2 |
设计、施工、监理、建设施工验收总结 |
永久 |
3 |
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 |
永久 |
4 |
施工验收会议记录、验收备案记录 |
永久 |
5 |
工程评优报奖申报材料、批准文件及证书 |
永久 |
6 |
工程现场声像材料 |
永久 |
JJ12 基建财务、器材管理 立卷部门:基建办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计 |
30年 |
2 |
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计报告 |
永久 |
3 |
主要材料消耗、器材管理 |
30年 |
4 |
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 |
永久 |
七、仪器设备类
SB11 综合 立卷部门:资产处、教务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 |
永久 |
2 |
学校有关仪器、设备管理的规章制度、计划、报告、总结、调查材料 |
30年 |
3 |
学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 |
30年 |
4 |
学校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复 |
30年 |
5 |
贵重仪器、设备处置、调拨、转让报告和批复 |
永久 |
6 |
学校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 |
永久 |
SB12 仪器设备项目 立卷部门:资产处、教务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) |
30年 |
2 |
上级或主管领导批复和准购批示 |
30年 |
3 |
贵重仪器设备招标文件(原件)及相关会议记录 |
30年 |
4 |
进口仪器设备的购置合同、验收报告书、商检证明等有关技术商务文件 |
30年 |
5 |
仪器设备安装验收报告书及有关立项论证材料、申购表、设备合同、技术服务协议 |
A、大型重要仪器设备 |
30年 |
B、一般仪器设备 |
10年 |
6 |
大型重要仪器设备开箱、安装、调试记录和双方签字移交文件 |
30年 |
7 |
索赔来往函件及结果文件 |
30年 |
8 |
大型重要仪器设备说明书及全套随机文件材料 |
与设备共存 |
9 |
大型重要仪器设备使用、检修、故障事故记录 |
与设备共存 |
10 |
大型重要仪器设备重大事故的调查分析及处理意见 |
与设备共存 |
11 |
大型重要仪器设备在技术改造和开发过程中形成的文件材料 |
与设备共存 |
八、出版类
CB11 综合 立卷部门:学报、宣传部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关编辑出版工作的文件 |
永久 |
2 |
学校编辑出版工作规划、计划、请示、报告、总结、重要会议记录 |
30年 |
3 |
学校编辑出版工作规章制度、统计报表 |
永久 |
4 |
本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像材料 |
永久 |
5 |
省部级以上各种获奖材料 |
永久 |
6 |
部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料 |
30年 |
CB12 出版物项目 立卷部门:学报
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
本校学报编辑出版问题的请示、报告及批复等材料 |
30年 |
2 |
自然科学、社会科学等各种版本的《吉首大学学报》 |
永久 |
3 |
校报(装订本) |
永久 |
九、外事类
WS11 综合 立卷部门:国际交流与港澳台办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件 |
永久 |
2 |
本校有关外事工作给上级的请示、报告及上级批复 |
30年 |
3 |
本校外事工作重要会议记录、规章制度 |
30年 |
4 |
本校参加上级机关召开外事工作会议的发言材料 |
30年 |
5 |
本校外事工作年度计划、总结及各类统计报表 |
永久 |
6 |
本校重要外事活动大事记等 |
永久 |
7 |
部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料 |
30年 |
WS12 出国(境) 立卷部门:国际交流与港澳台办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级对出国(境)人员的有关文件材料 |
30年 |
2 |
出国(境)讲学、考察、访问人员有关材料 |
30年 |
4 |
各类公派出国人员名册、统计报表等材料 |
永久 |
5 |
由本校单独组团或由校领导率团出访、考察、参加会议的报告与批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等材料 |
30年 |
WS13 来校 立卷部门:国际交流与港澳台办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
邀请、聘请外籍人士的计划、批复 |
永久 |
2 |
邀请、聘请外籍专家、学者、兼职教授的来往函件和管理文件 |
30年 |
3 |
来校进修、短期培训的外籍人士有关材料 |
30年 |
4 |
外籍教师、专家、学者在校讲学的材料 |
永久 |
WS14 国际合作与国际交流 立卷部门:国际交流与港澳台办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 |
永久 |
2 |
学校完成的国际合作项目、成果材料 |
永久 |
3 |
学校承办的国际学术会议和出国参加国际学术会议的文件材料 |
30年 |
4 |
外方赠送的礼品、纪念品 |
永久 |
WS15 外国留学生工作 立卷部门:国际交流与港澳台办
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
录取审批材料 |
永久 |
2 |
外国留学生学籍登记表、学籍卡片 |
永久 |
3 |
教学计划、教学大纲、安排 |
30年 |
4 |
留学生学习情况、成绩、评语 |
永久 |
5 |
学位论文及学位证书复印件 |
永久 |
6 |
留学生名册 |
永久 |
7 |
留学生的奖惩材料 |
30年 |
8 |
学生去向及有关材料 |
30年 |
十、财会类
CK11 综合 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关财务会计工作的文件材料 |
永久 |
2 |
学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 |
30年 |
3 |
会计移交清册 |
15年 |
4 |
财务档案移交保管清册 |
永久 |
5 |
财务档案销毁清册 |
永久 |
6 |
校财务工作总结 |
30年 |
7 |
本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料 |
30年 |
CK12 会计报表 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
决算报表 (含基建综合决算) |
永久 |
2 |
预决算会计报表 |
30年 |
3 |
年度以上规划表、分配计划、测算表 |
10年 |
4 |
年度以上各种统计报表(含工资报表) |
10年 |
5 |
季度以下各种计划、统计报表 |
10年 |
CK13 会计帐簿 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
涉及外事会计帐簿 |
永久 |
2 |
总帐 |
15年 |
3 |
预算内与预算外的帐簿(含明细帐、分户或登记帐) |
15年 |
4 |
学校专项基金帐簿 |
10年 |
5 |
日记帐 (其中现金、银行存款日记帐) |
25年 |
6 |
固定资产明细帐(卡片) (固定资产报废清理后保管五年) |
10年 |
CK14 会计凭证 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
涉及外事的会计凭证 |
永久 |
2 |
预算内(外)各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
3 |
校基金各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
4 |
银行存款余额调节表,会计拨款凭证及其他会计凭证,银行对外帐单 |
5年 |
5 |
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 |
30年 |
CK15 工资清册 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
工资发放名册 |
永久 |
2 |
工资转移、证明、通知存根 |
永久 |
3 |
各种奖金、奖学金、国家助学贷款、助学金名册等 |
15年 |
CK16 其他 立卷部门:财务处
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
各种采取数据(帐簿、报表、工资等)电子版 |
永久 |
十一、声像载体类
SX 综合 立卷部门:宣传部
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级领导来校视察和知名人士来校活动材料 |
永久 |
2 |
学校领导参加重要活动材料 |
永久 |
3 |
各类重要会议(党代会、教代会、教学工作会、科技工作会等)材料 |
永久 |
4 |
校庆活动材料 |
永久 |
5 |
教学评估材料 |
永久 |
6 |
对口支援材料 |
永久 |
7 |
学生开展重大活动(开学、毕业典礼,校运会,文体社团活动等)材料 |
永久 |
8 |
全校性教职工业余文体活动材料 |
永久 |
9 |
学生暑假社会调查、教育实习、工厂实习等活动材料 |
永久 |
10 |
著名校友、各地校友会活动材料 |
永久 |
11 |
国内外交流活动:派出、邀请、国内外学术交流材料 |
永久 |
12 |
重大项目开工、奠基、落成(竣工)典礼、揭牌仪式材料 |
永久 |
13 |
建校初校舍照片、现校址建设初期照片(校门、教学楼、实验室、校园建设等)、校园景色照片 |
永久 |
14 |
部、省级以上劳动模范证书、奖章、先进个人的照片 |
永久 |
主题词:文件材料 归档范围 保管期限 规定 通知
吉首大学校长办公室 2009年6月15日印发
印数:85份